紙質(zhì)文件檔案的保存管理需要小心謹(jǐn)慎，而傳統(tǒng)檔案柜管理系統(tǒng)普遍存在系統(tǒng)檔案編目流程繁瑣低效,、整理時(shí)間冗長,、檔案存放次序較易被打亂、檔案查閱耗時(shí)長,、檔案盤點(diǎn)操作不科學(xué),、對(duì)失效檔案管理滯后等問題。今日上海營信小編為大家介關(guān)于RFID技術(shù)檔案文件管理應(yīng)用,，把RFID技術(shù)和數(shù)字檔案館建設(shè)與檔案實(shí)體的科學(xué)管理結(jié)合在一起,，實(shí)現(xiàn)一種科學(xué)高效，高度現(xiàn)代化管理的檔案館建設(shè)新模式,。下面我們一起詳細(xì)了解看看吧,。
一、如何進(jìn)行科學(xué)管理,，主要體現(xiàn)在人員管理和物品管理2方面
1)人員管理： 對(duì)于檔案館內(nèi)的工作人員以及外來人員發(fā)放一張RFID門禁卡,，作為出入檔案室的唯一身份標(biāo)識(shí)，RFID門禁卡采用內(nèi)嵌RFID標(biāo)簽的卡片,，可在其中的RFID標(biāo)簽的存儲(chǔ)多次讀取管理員以及外來人員的基本信息,，用于身份辨識(shí)與查閱權(quán)限操作等。
2)物品管理：每個(gè)檔案袋和檔案盒上都黏貼一張超高頻RFID標(biāo)簽,，每張標(biāo)簽作為檔案盒的唯一身份標(biāo)識(shí),。由于標(biāo)簽數(shù)量大，使用相關(guān)的RFID標(biāo)簽打印機(jī)能夠進(jìn)行大批量改寫,，操作快，方便統(tǒng)一改寫,。
在庫房檔案盤點(diǎn)時(shí),，檔案館內(nèi)工作人員使用相關(guān)的超高頻RFID讀寫設(shè)備進(jìn)行庫內(nèi)盤點(diǎn)。達(dá)到速度快,、準(zhǔn)確率高等效果,。大大提升了工作效率。
二,、RFID技術(shù)檔案管理實(shí)現(xiàn)流程
檔案管理信息系統(tǒng)的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點(diǎn)指令,，RFID手持機(jī)掃描檔案標(biāo)簽，收集存儲(chǔ)信息,，并自動(dòng)返回所收集的信息與中心數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì),。如對(duì)于不能匹配的信息,，由管理人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)，使用手持機(jī)修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場(chǎng)信息,，從而完成檔案盤點(diǎn),。盤點(diǎn)過程不需要打開檔案袋即可完成對(duì)整盒檔案的盤點(diǎn)。
同樣利用上述手持終端去查找一個(gè)特定檔案,，查詢和核對(duì)其詳細(xì)信息,。當(dāng)需要將一份檔案上架到特定位置時(shí)，需要用手持機(jī)掃描待上架的檔案rfid標(biāo)簽,，然后掃描貨架儲(chǔ)位標(biāo)簽,，完成檔案與儲(chǔ)位的綁定，記錄到軟件系統(tǒng),。當(dāng)外部人員需要借閱檔案或者歸還檔案時(shí),， 我們提供一個(gè)小巧便捷的方式供零散檔案的登記。 庫管員或者服務(wù)大廳窗口工作人員需要將借閱的檔案從檔案架上取下來現(xiàn)在一個(gè)桌面式RFID 閱讀器掃描一遍,，以登記到系統(tǒng),。 登記過的檔案從庫房門口的RFID通道門經(jīng)過才不會(huì)報(bào)警。
歸還時(shí)的工作流程一樣,， 需要先在窗口做歸還登記,，掃描RFID芯片記錄到系統(tǒng)，如庫房門口時(shí)才不會(huì)報(bào)警,。否則就會(huì)異常報(bào)警,。
在檔案室、閱覽室的各個(gè)開放式門口安裝非法出庫檢測(cè)RFID通道門,，后臺(tái)系統(tǒng)把需要出入庫的檔案信息(編號(hào),、RFID號(hào)、出庫類型)推送到檢測(cè)服務(wù),，檢測(cè)服務(wù)通過通道門實(shí)時(shí)讀取標(biāo)簽號(hào),，把讀取到的標(biāo)簽號(hào)在待出庫標(biāo)簽中查詢，如果未查詢到,，向后臺(tái)系統(tǒng)報(bào)告非法出庫標(biāo)簽,，并聯(lián)動(dòng)通道門報(bào)警系統(tǒng)。同時(shí)檔案經(jīng)過RFID通道門時(shí),，可以實(shí)時(shí)記錄檔案的位置信息,，能夠?qū)n案進(jìn)行安全控制，達(dá)到防盜和監(jiān)控的目的,。
從上述介紹中我們可以了解到RFID技術(shù)檔案管理為查閱檔案管理者提供方便,，也為提高檔案管理效率、減少檔案館管理成本提供了更加高效的途徑。想了解更多應(yīng)用詳情的讀者朋友歡迎來電咨詢上海營信了解更多詳情,。
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